Gerenciando sua Produtividade: A Tríade do Tempo

Fazer mais com menos, dar valor ao seu tempo, produzir bem. Em geral essas são as coisas que vêm à mente quando pensamos em produtividade, certo? No entanto, conheço alguém que tem até calafrios quando ouve essa palavra. Ele é uma pessoa trabalhadora e focada, porém valoriza muito seu tempo de lazer e preza por poder praticar seus hobbies e cultivar seus relacionamentos. Para ele, ser mais produtivo parece um convite a ser um workaholic, uma pessoa viciada em trabalho.

Entendo o ponto de vista dele. A vida está cada vez mais intensa, com muitas necessidades imediatas competindo por nossa atenção. As empresas a cada dia mais buscam fazer mais com menos, e, em geral, sobra para o trabalhador acumular a carga de alguém que foi desligado devido a um corte de despesas. As instituições de ensino não ficam para trás, e seguem o ritmo do mercado buscando preparar melhor o aluno para esse cenário.

No entanto, a boa produtividade permite que você gerencie bem suas tarefas a fim de liberar o máximo de tempo para o que quer que seja importante para você. Que tal?

As empresas dificilmente vão diminuir as demandas, assim como a faculdade não vai simplesmente flexibilizar os prazos. A forma como organizamos hoje nosso trabalho e estudo pode e deve ser questionada e aprimorada. Certamente o equilíbrio de vida é um tema que deve estar cada vez mais na agenda das pessoas e das instituições. No entanto, precisamos aprender a lidar melhor com essa configuração até mesmo para fazer uma transição para um modo melhor de se trabalhar, e a produtividade é um dos caminhos para isso.

Eu poderia trazer neste artigo uma montanha de ferramentas e técnicas para ajudar você a gerenciar seu tempo. Esses métodos são úteis, e é bom que você conheça quais funcionam melhor para você. Aqui quero dar visibilidade ao que realmente está em jogo quando falamos de produtividade. 😉

Produtividade é dar foco ao que é importante

E a primeira pergunta é: o que é importante? Em primeiro lugar, lembre-se sempre de que o que é importante varia de pessoa para pessoa. Para ser produtivo, procrastinar menos e assim ter mais tempo livre, você precisa antes de tudo saber o que é importante para você.

Sabendo disso, ficará muito mais fácil descobrir quais tarefas devem ser priorizadas para ser mais produtivo. Você deverá dar foco àquelas tarefas importantes que aproximam você de seus objetivos. E aqui vai um insight:

É muito difícil manter-se produtivo se você não sabe para quê você quer ser produtivo.

Aonde você quer chegar com a ajuda da sua produtividade?

Para ter mais clareza do que é importante para você e aonde quer chegar, você precisa olhar para si mesmo. Conhecer bem quais são seus talentos, suas necessidades e seus valores. Diferenciar o que é fundamental para você do que é só bacana ou legal. Isso será sua bússola para experimentar as oportunidades de estudo, trabalho e vida que o mundo tem a oferecer e entender por quais delas vale a pena lutar.

Quando isso estiver mais claro, você saberá o que é importante e terá uma das principais condições para ser produtivo. O Ulife oferece um mundo de vídeos, exercícios, artigos e ferramentas que ajudarão você a se conhecer melhor e definir seus objetivos. #Tamojunto!

E o que não é importante, é o que?

Aqui vamos entrar  em uma classificação que vai ajudar você a entender melhor porque procrastinamos e não conseguimos realizar tudo o que gostaríamos. Essa classificação é uma ideia proposta por Christian Barbosa em seu livro “A Tríade do Tempo”[1]. De acordo com ele, todas as atividades podem ser classificadas em uma dessas três categorias ou esferas.

A Tríade do Tempo

 

Esfera da Importância: “é aquela que contém as atividades verdadeiramente importantes em sua vida — aquelas que trazem os resultados mais efetivos. Nela estão as ações que, feitas hoje, fazem diferença na sua empresa, no seu emprego, na sua comunidade e para as pessoas que vivem com você. Fazem, enfim, diferença em sua vida”. Como já discutimos antes, o que é importante para cada pessoa pode variar. No entanto, algumas coisas que costumam estar nessa esfera são seus projetos pessoais, o estudo que você precisa para construir sua carreira e a vida que você deseja, tudo aquilo que ajuda você a crescer no trabalho que está buscando, o relacionamento com as pessoas significativas da sua vida, as atividades que promovam sua saúde e bem-estar como hobbies, atividades físicas, sono e relaxamento, etc.

Esfera da Urgência: “urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo, ela tem de ser feita já!” (p. 51). Tudo aquilo que pode gerar problemas caso exceda um prazo estipulado está nessa esfera. Por exemplo: um trabalho ou entrega da faculdade atrasada ou entregue de última hora, um relatório do trabalho, a entrega de um projeto, etc. Isso vale também para atividades que já foram importantes. Eu disse “foram” porque depois que o prazo se acaba elas interferem em sua priorização e produtividade. Mesmo que ainda tenham a sua importância, elas também vão gerar muita dor de cabeça agora que são urgentes.

Esfera da Circunstância: “qualquer tipo de atividade à qual você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – sem a sua vontade total” (p. 53). Exemplos disso são reuniões ou encontros desnecessários, tarefas que as pessoas pedem e que são importantes para elas, mas não para você, perda de tempo com e-mails desnecessários, um relatório ou trabalho que nunca será utilizado, tempo com ligações de telemarketing, pedidos para os quais você não consegue dizer não, etc. Algumas atividades importantes, quando realizadas em excesso, podem se tornar circunstanciais. Por exemplo, ver um ou dois episódios do seu seriado favorito na Netflix com o seu love depois de um dia cansativo de aulas ou de trabalho pode ser importante. Você vai descansar, relaxar e passar um tempo com alguém querido. Mas se você vê 5 episódios, vai dormir tarde e acorda cansado no outro dia, aí já estamos na esfera da circunstância. Quem nunca?

[1] A Tríade do Tempo, de Christian Barbosa. Editora Sextante, 2008.

Qual é a composição ideal?

De acordo com Christian, o ideal é termos 70% do nosso tempo dedicado às atividades importantes, 20% para as urgências e 10% para as circunstâncias. Podemos planejar bem, mas sempre haverá coisas que não podemos prever, por isso é natural gastar algum tempo com as urgências. Como não somos “de ferro”, também vez ou outra cairemos na esfera da circunstância. O que não pode acontecer é deixarmos de aproveitar e construir a vida que queremos para viver com base em atropelos e atividades sem sentido. A esfera da importância deve predominar.

Tríade do Tempo - Composição Ideal

 

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Tudo começa com a observação

Um dos passos mais simples, porém também um dos mais poderosos, é começar a se perguntar: o que vou começar a fazer é importante, urgente ou circunstancial? Faça essa classificação no decorrer do seu dia e perceberá que sua consciência vai aumentar e que as soluções para os problemas começarão a se apresentar de forma mais clara. Naturalmente você vai melhorar sua capacidade de priorização e assim também aumentará a sua produtividade.

A escolha é sua: viver para o que é importante para você ou deixar a vida “viver você”?

Como melhorar o uso do seu tempo?

Diminuindo a Esfera das Urgências:

  • Melhore seu planejamento: muitas das urgências acontecem por problemas de planejamento. Não calculamos o tempo necessário corretamente ou simplesmente não planejamos. Comece pelo básico: use uma agenda (de papel, online, um aplicativo, não importa), liste suas tarefas mais importantes e classifique-as por prioridade.
  • Analise as urgências que aparecerem e verifique se você poderia ter feito algo para evitá-las. Aplique os insights que tiver no seu planejamento de agora em diante.
  • Veja se é possível delegar ou pedir ajuda a alguém com as urgências.
  • Aja rapidamente e mantenha a calma. Assim você vai conseguir tirar essa tarefa do caminho mais rapidamente e voltar seu foco para o que é importante.

Diminuindo a Esfera das Circunstâncias:

  • Aprenda a dizer “não”. Em geral temos medo de nos posicionar, mas quando você diz sim para o que não é importante está dizendo não para si mesmo e para os seus planos. Acreditamos que as pessoas vão se ofender ou deixar de gostar de nós caso façamos isso, e realmente é possível que isso aconteça com uma ou outra pessoa mais sensível, mas a verdade é que “não” é uma das palavras que as pessoas mais ouvem na vida.
  • Depois que disser “não”, mantenha sua posição. Voltar atrás pode fazer com que as pessoas acreditem que basta insistir ou fazer alguma chantagem emocional para conseguir que você faça o que elas querem.
  • Seja simpático, porém firme ao se posicionar. Seja sincero e evite mentir. Você se sentirá mais forte assim.

Aumentando a Esfera da Importância:

  • Tenha clareza do que é realmente fundamental para você. Conheça-se bem, e, se necessário, invista em um processo de desenvolvimento pessoal como Psicoterapia, Coaching ou Mentoria.
  • Quando já tiver claro o que é importante para você, busque maneiras de deixar esse seu objetivo ou propósito mais visível para se lembrar do que realmente está em jogo.
  • Se tiver dificuldade em ser produtivo, pesquise e teste técnicas de organização e produtividade. Confira a área de referências do Ulife para conhecer alguns métodos interessantes.